為了以穩(wěn)定的方式管理公司，適當(dāng)?shù)毓芾眍A(yù)算很重要。因此，這次Teamface企典將主要解釋系統(tǒng)化預(yù)算管理的效果、優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。

什么是預(yù)算管理系統(tǒng)？

公司需要盈利才能保持業(yè)務(wù)發(fā)展。為了盈利，需要制定銷售預(yù)算、成本預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、利潤(rùn)預(yù)算作為一個(gè)堅(jiān)實(shí)的方向。

一旦您確定了預(yù)算，您將開(kāi)展銷售活動(dòng)以實(shí)現(xiàn)預(yù)算，但您必須通過(guò)定期比較和分析預(yù)算與實(shí)際結(jié)果來(lái)管理它。這就是“預(yù)算管理”，而將預(yù)算管理系統(tǒng)化的IT工具就是預(yù)算管理系統(tǒng)。

您可以使用預(yù)算管理系統(tǒng)做什么

您可以使用預(yù)算管理系統(tǒng)做很多事情。使用手動(dòng) Excel 進(jìn)行所有的預(yù)算、管理、分析等工作需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。因此，通過(guò)引入預(yù)算管理系統(tǒng)，可以提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性，提高預(yù)算管理工作的效率。具體來(lái)說(shuō)，我會(huì)在下面解釋。

有了預(yù)算管理系統(tǒng)，您可以自動(dòng)化預(yù)算計(jì)劃的粗略部分。正如預(yù)期的那樣，預(yù)算計(jì)劃和預(yù)算管理不能自動(dòng)化。預(yù)算管理系統(tǒng)是支持，因?yàn)楣芾眍A(yù)算的是人，而不是系統(tǒng)。

自動(dòng)收集和匯總預(yù)算數(shù)據(jù)提供了什么樣的支持。當(dāng)為每個(gè)分支機(jī)構(gòu)、部門或項(xiàng)目輸入預(yù)算數(shù)字時(shí)，預(yù)算管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)收集這些數(shù)字并將其匯總為一個(gè)全面的預(yù)算計(jì)劃。

您可以期待更高效的預(yù)算管理工作和靈活性，例如自定義輸入項(xiàng)目和專門針對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)或部門的界面。

隨著預(yù)算管理系統(tǒng)的引入，實(shí)時(shí)監(jiān)控成為可能。在為每個(gè)部門創(chuàng)建預(yù)算并設(shè)定目標(biāo)作為預(yù)算之后，每個(gè)部門和每個(gè)員工都將努力實(shí)現(xiàn)預(yù)算。然而，每天檢查預(yù)算的執(zhí)行水平是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，但這種實(shí)時(shí)監(jiān)控可以通過(guò)預(yù)算管理系統(tǒng)完成。通過(guò)查看預(yù)算的實(shí)現(xiàn)程度，如果難以實(shí)現(xiàn)，您可以立即采取行動(dòng)，例如重新組織預(yù)算。

此外，通過(guò)預(yù)算與實(shí)際結(jié)果的對(duì)比分析，便于重新組織預(yù)算，防止預(yù)算無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

在預(yù)算管理體系中，建立了“評(píng)價(jià)與反饋”的機(jī)制。毫不夸張地說(shuō)，預(yù)算管理就是為了這種“評(píng)估和反饋”。

即使你是根據(jù)預(yù)算來(lái)發(fā)展你的業(yè)務(wù)，你也必須評(píng)估它是否運(yùn)作良好。如果部門或現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人的反饋環(huán)境到位，可以立即確認(rèn)需要改進(jìn)的地方，立即采取行動(dòng)。

通過(guò)分析未完成的預(yù)算項(xiàng)目對(duì)企業(yè)活動(dòng)的影響并明確改進(jìn)點(diǎn)，可以從下一次開(kāi)始連接到預(yù)算。通過(guò)重復(fù)這一點(diǎn)，PCDA 循環(huán)將起作用，預(yù)算編制的準(zhǔn)確性將提高。

引入預(yù)算管理系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)

隨著預(yù)算管理系統(tǒng)的引入，從預(yù)算規(guī)劃到組織的工作可以大大縮短。在 Excel 中收集和匯總每個(gè)部門的數(shù)據(jù)將是一項(xiàng)巨大的工作，但通過(guò)使用預(yù)算管理系統(tǒng)，可以省略諸如轉(zhuǎn)移工作之類的手動(dòng)工作。

預(yù)算管理系統(tǒng)在一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中提供預(yù)算管理的可視性。通過(guò)制作這種可視化，可以確認(rèn)該領(lǐng)域應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的工作并提高員工的積極性。

預(yù)算管理的關(guān)鍵是檢查您的業(yè)務(wù)是否步入正軌。通過(guò)使用預(yù)算管理系統(tǒng)，可以進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，便于比較分析預(yù)算與實(shí)際結(jié)果。期間若預(yù)算與實(shí)際結(jié)果有較大出入，可立即確認(rèn)并作出回應(yīng)。

預(yù)算管理系統(tǒng)的另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是預(yù)算可以在一個(gè)期間內(nèi)多次重組。如果由于季節(jié)性、原材料成本波動(dòng)和匯率等各種因素導(dǎo)致預(yù)算不合適，您可以修改數(shù)字并重新組織為現(xiàn)實(shí)的預(yù)算。

最大的好處是，通過(guò)繼續(xù)使用預(yù)算管理系統(tǒng)，您將能夠比較和分析預(yù)算和實(shí)際結(jié)果，您將能夠制定高度準(zhǔn)確的預(yù)算。

預(yù)算管理系統(tǒng)的缺點(diǎn)是，對(duì)于沒(méi)有引入預(yù)算管理的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，它被認(rèn)為沒(méi)有必要，而且它是一個(gè)成本問(wèn)題。如果引入預(yù)算管理系統(tǒng)，啟動(dòng)預(yù)算管理，你會(huì)覺(jué)得在提高業(yè)務(wù)效率方面有很大的優(yōu)勢(shì)，但在成本方面你可能會(huì)猶豫。

如何選擇預(yù)算管理系統(tǒng)

如果您正在考慮引入預(yù)算管理系統(tǒng)，您似乎已經(jīng)開(kāi)始在 Excel 中進(jìn)行預(yù)算管理。因此，能夠輕松地從 Excel 遷移數(shù)據(jù)非常重要。

由于還需要與會(huì)計(jì)系統(tǒng)和其他系統(tǒng)連接，因此需要確認(rèn)與現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容性。需要考慮是引入可以使用現(xiàn)有系統(tǒng)的預(yù)算管理系統(tǒng)，還是通過(guò)引入新的預(yù)算管理系統(tǒng)來(lái)替代現(xiàn)有系統(tǒng)。

您還需要考慮成本效益。既然預(yù)算管理系統(tǒng)不是免費(fèi)的，那么公司的性價(jià)比也必須得到重視。

擁有適合業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)類型的預(yù)算管理系統(tǒng)也很重要。檢查是否可以定制每個(gè)項(xiàng)目以適應(yīng)各種公司，例如餐飲業(yè)、銷售業(yè)、一般貿(mào)易公司，這些公司啟動(dòng)了服務(wù)業(yè)等新項(xiàng)目。

您還需要查看是否可以創(chuàng)建和模擬多個(gè)預(yù)算。由于數(shù)據(jù)可能會(huì)因季節(jié)性波動(dòng)和原材料成本波動(dòng)等外部因素而波動(dòng)，因此創(chuàng)建和模擬考慮到數(shù)據(jù)波動(dòng)的多個(gè)預(yù)算非常重要。

檢查它是否符合各種會(huì)計(jì)準(zhǔn)則也是一個(gè)要點(diǎn)。由于創(chuàng)建的預(yù)算是以結(jié)賬時(shí)編制的財(cái)務(wù)報(bào)表的形式，我們也會(huì)檢查它是否符合各種會(huì)計(jì)準(zhǔn)則。

檢查以上并選擇預(yù)算管理系統(tǒng)。

概括

公司繼續(xù)做生意以賺取利潤(rùn)。為了盈利，管理預(yù)算很重要，但如果預(yù)算管理工作變得復(fù)雜，那就不堪重負(fù)了。因此，通過(guò)引入預(yù)算管理系統(tǒng)，可以提高預(yù)算編制的效率。考慮實(shí)施預(yù)算管理系統(tǒng)以最大限度地提高公司的利潤(rùn)。