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在過去的幾年里，項目檔案協(xié)同已經(jīng)分為兩個不同的類別之一：事務(wù)性或協(xié)作性。顧名思義，事務(wù)性內(nèi)容與企業(yè)日常使用的案例管理內(nèi)容直接相關(guān)。另一方面，協(xié)作內(nèi)容與人們?yōu)榉e極完成工作而跟蹤的所有與項目相關(guān)的文檔有關(guān)。

過去，這兩者都將通過企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)（也簡稱為ECM）來處理。不幸的是，這導(dǎo)致人們試圖根據(jù)哪些技術(shù)有助于解決他們的內(nèi)容問題來劃分他們的工作流程。實際上，如果根據(jù)他們正在使用的內(nèi)容類型劃分工作量，事情會更有成效。

為此，任何現(xiàn)代企業(yè)都需要了解三種主要的內(nèi)容類型：協(xié)作內(nèi)容、檔案內(nèi)容和交易內(nèi)容。

協(xié)作內(nèi)容的基石

如前所述，大多數(shù)企業(yè)使用的第一種主要內(nèi)容類型與協(xié)作內(nèi)容有關(guān)。也就是說，存在于人們用來更有效地在項目中相互合作的系統(tǒng)類型中的內(nèi)容類型。這些系統(tǒng)的示例包括但不限于Slack、Teams甚至“老派”電子郵件協(xié)作等系統(tǒng)。

這些系統(tǒng)的目的很明確：它們應(yīng)該優(yōu)化人們一起工作的方式。

問題在于，尤其是在我們目前生活在快節(jié)奏的現(xiàn)代時代，協(xié)作內(nèi)容是最有可能隨著時間的推移而“迷失”的類型。人們在如此多的系統(tǒng)上協(xié)作處理如此多的不同文檔，以至于組織并不真正了解他們擁有什么——更不用說它恰好在哪里了。 

他們的協(xié)作內(nèi)容增長速度比他們意識到的要快，加上缺乏有效的存儲和有效的分類，這意味著大多數(shù)企業(yè)很快就會留下大量的內(nèi)容，并且沒有真正的方法來理解這一切。

檔案內(nèi)容

這直接進入了下一個最常見的內(nèi)容類型：檔案內(nèi)容。這是指那些可能沒有緊迫的短期需求但企業(yè)仍然不想擺脫的文件或其他材料。

通常，檔案內(nèi)容要么是從ECM解決方案中淘汰的內(nèi)容，要么是從文件共享、協(xié)作解決方案和其他人們剛剛被內(nèi)容超載的領(lǐng)域收集的內(nèi)容。

為了成功管理檔案系統(tǒng)，人們需要能夠識別和分類內(nèi)容，以便他們能夠確定何時最好永久處理這些內(nèi)容。自動元數(shù)據(jù)分類工具對此至關(guān)重要，因為它們不僅有助于將高質(zhì)量數(shù)據(jù)與低質(zhì)量數(shù)據(jù)進行分類，而且還有助于刪除重復(fù)內(nèi)容并解決其他挑戰(zhàn)。

交易內(nèi)容時代

最后，我們得出了事務(wù)性內(nèi)容的概念：即為支持所有這些不同內(nèi)容系統(tǒng)而構(gòu)建的項目檔案協(xié)同。Teamface企典等解決方案將最好的CRM、ERP甚至自定義案例管理系統(tǒng)結(jié)合在一起，所有這些都可以打破數(shù)據(jù)孤島，并確保企業(yè)在任何時候都能完全了解他們的企業(yè)。

這里的主要好處是員工可以在一個系統(tǒng)中工作，并且可以訪問他們需要的所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)，無論這些數(shù)據(jù)存放在哪里。您不僅仍然保持讓人們更好地合作的好處，而且他們可以從地球上任何具有有效互聯(lián)網(wǎng)連接的設(shè)備遠程進行。在這里，數(shù)據(jù)從創(chuàng)建的那一刻起就被存儲在外部——這意味著隨時隨地訪問關(guān)鍵見解和其他重要文件幾乎已成定局。

最后，在選擇正確的項目檔案協(xié)同和解決方案以滿足業(yè)務(wù)不斷變化的需求時，了解您的選擇非常重要。如果執(zhí)行得當(dāng)，大多數(shù)員工不應(yīng)直接與項目檔案協(xié)同交互。他們不應(yīng)該僅僅為了在一個文件上完成工作而使用七個不同的系統(tǒng)。

他們應(yīng)該可以訪問一個點，為他們提供與內(nèi)容交互和開展業(yè)務(wù)所需的一切，同時與企業(yè)的其他部分保持同步。這就是為什么像Teamface企典這樣的解決方案如此重要的原因：它們在保證這一點方面大有幫助。